Η σημασία του προγράμματος

της Μαίρης Κυριακοπούλου

Όποιοι κι αν είστε, ό,τι δουλειά και να κάνετε, όσα χρήματα και να βγάζετε, ο διαθέσιμος χρόνος όλων μας είναι πάντα ο ίδιος. Η δημιουργία ενός προγράμματος θα σας επιτρέψει να στήσετε ένα συστηματικό χρονικό πλαίσιο που θα βοηθήσει στο να ολοκληρώνετε κάθε έργο στην ώρα του, χωρίς να χάνετε ούτε ένα λεπτό του πολύτιμου χρόνου σας.

7c73f13512d6c0ef5c88338504145919Η σκέψη αυτή που ήρθε μετά από ένα τιτάνιο μεταφραστικό έργο, για το οποίο δούλευα νυχθημερόν. Ναι μεν πληρώθηκα καλά, αλλά δεν ήξερα ουσιαστικά τι ποσό αντιστοιχούσε στην κάθε ώρα που δούλεψα για αυτό και πόση ώρα χρειάστηκε στην πραγματικότητα. Σε ένα απλό excel λοιπόν άρχισα να σημειώνω πόση ώρα εργάζομαι κάθε μέρα, πόση δουλειά βγάζω μέσα σε αυτή την ώρα (λέξεις/ σελίδες) και πόση ώρα μου μένει ελεύθερη, ή μάλλον, πόση ώρα σπαταλάω στο fb ή στο 9gag, την οποία θα μπορούσα να χρησιμοποιήσω για να πάω γυμναστική, να διαβάσω ένα βιβλίο λογοτεχνικό ή να γράψω άρθρα για το ιστολόγιό μας! Χρειάστηκα αρκετές μέρες για να το συνηθίσω, αλλά μετά από λίγο καιρό συνειδητοποίησα ότι είχα τελείως λανθασμένη αντίληψη του χρόνου που αξιοποιούσα αποτελεσματικά και του χρόνου που πήγαινε χαμένος.

Είναι εύκολο να ακολουθήσεις το χρονοδιάγραμμα, όταν έχεις το αφεντικό πάνω από το κεφάλι σου! Για αυτούς όμως από εμάς που εργαζόμαστε από το σπίτι, χρειάζεται αυτοσυγκράτηση, πειθαρχία και σιδερένια θέληση, η οποία, ευτυχώς, μπορεί να αποκτηθεί. Μόλις αρχίσετε να συνηθίζετε σε μια καθημερινή ρουτίνα, η εργασιακή ροή θα είναι ομαλή και θα ολοκληρώνετε τη μέρα σας με αίσθηση πληρότητας και ηρεμίας.

Ένα σταθερό πρόγραμμα ξεκινά με μια καλή πρωινή ρουτίνα. Προσπαθήστε να ξυπνάτε την ίδια ώρα κάθε μέρα, είτε είστε πρωινός τύπος, είτε νυχτοπούλι. Αν ξυπνάτε βιαστικά και κάθεστε μπροστά στον υπολογιστή σας με τα μάτια σας ακόμα μισόκλειστα από τη νύστα, το σώμα σας θα αρχίσει να πιστεύει ότι κάθε μέρα ξυπνάτε μόνο και μόνο για να δουλέψετε, πράγμα που δεν συμβαίνει. Αντίθετα, αν διαβάσετε μια εφημερίδα, κάνετε ντους, μερικές διατάσεις και φάτε ένα πλούσιο πρωινό πριν ξεκινήσετε, η εργασία γίνεται άμεσα ένα μέρος της ημέρας σας.

Ο προγραμματισμός είναι η τέχνη του σχεδιασμού των δραστηριοτήτων σας, ώστε να μπορείτε να θέσετε τις προτεραιότητές σας στο χρόνο που έχετε διαθέσιμο. Σας διευκολύνει να σκεφτείτε τι θέλετε να καταφέρετε σε μια ημέρα, μια εβδομάδα ή ένα μήνα, και σας κρατά στο σωστό δρόμο για να επιτύχετε τους στόχους σας.

Όταν μάθετε να το κάνετε αποτελεσματικά, σας βοηθά:

Να κατανοήσετε τι μπορείτε ρεαλιστικά να πετύχετε με το χρόνο που έχετε στη διάθεσή σας.

Να εκτιμήσετε την αξία της εργατοώρας σας.

Να υπολογίσετε την προσωπική σας αναλογία χρόνου/ χρήματος.

Να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χρόνο για τις βασικές εργασίες.

Να προσθέσετε χρόνο για «έκτακτα περιστατικά».

Να μην αναλάβετε περισσότερα από όσα μπορείτε να διαχειριστείτε.

Να βαδίζετε σταθερά προς την προσωπική και επαγγελματική σας ολοκλήρωση.

Να έχετε αρκετό χρόνο για την οικογένεια και τους φίλους, τη διασκέδαση και τις ασχολίες σας.

Να επιτύχετε μια καλή ισορροπία μεταξύ δουλειάς και προσωπικής ζωής.

Από τη στιγμή που έχετε στο μυαλό σας ένα καλά δομημένο πρόγραμμα, το ημερολόγιό σας ενεργεί ως φίλτρο κατά των περισπασμών, οι οποίοι είναι πολλοί, όπως όλοι γνωρίζουμε (#catgifs). Αν κάποιος σας απασχολήσει εν ώρα εργασίας, μπορείτε να του ζητήσετε να επανέλθει αργότερα, όταν έχετε τελειώσει το προγραμματισμένο έργο. Όταν ξέρετε ότι έχετε ορίσει ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να ολοκληρώσετε μια εργασία, αυτό σας επιτρέπει να μένετε συγκεντρωμένοι, ώστε να μπορείτε να κάνετε το βέλτιστο δυνατόν στο χρόνο αυτό (βλ. The Pomodoro technique). Αν δεν το κάνετε, θα πρέπει μετά να τροποποιήσετε όλο σας το πρόγραμμα, θα αγχωθείτε και θα χάσετε την συγκέντρωση και την παραγωγικότητά σας.

Όταν προγραμματίζετε το χρόνο για τις εργασίες στο ημερολόγιό σας, κυριολεκτικά δημιουργείτε χρόνο για τις δουλειές που έχετε να κάνετε. Έτσι, εάν έχετε πέντε πράγματα που θέλετε να ολοκληρώσετε σήμερα, και αφιερώσετε 60 λεπτά για κάθε ένα από αυτά, είναι αρκετά εύκολο να τα γράψετε στο ημερολόγιό σας. Στη συνέχεια, μπορείτε κυριολεκτικά να δείτε πόσο χρόνο απαιτεί από εσάς κάθε έργο και πώς ταιριάζει στην ημέρα σας.

Όταν το ημερολόγιό σας γεμίζει, μπορείτε να προγραμματίσετε μικρότερες εργασίες γύρω από άλλες υποχρεώσεις, να δείτε πού υπάρχουν κενά και πού έχετε χρόνο για να κάνετε περισσότερα. Έτσι την επόμενη φορά που θα νιώσετε την ανάγκη να πείτε: «Δεν έχω χρόνο», ξανασκεφτείτε το και ρίξτε μια ματιά στο ημερολόγιό σας. Όντως δε φτάνει ο χρόνος σας ή μήπως φάγατε μιάμιση ώρα κωλυσιεργώντας και (προσωπικό παράδειγμα) χαζεύοντας το λουλουδάτο λαμπατέρ του γραφείου αναλογιζόμενοι επεισόδια Doctor Who και τη σημασία της λέξης “petrichor”;

Το ημερολόγιό σας είναι ένα ευέλικτο εργαλείο. Μην ανησυχήσετε σε περίπτωση που προκύψει κάτι έκτακτο. Θα πρέπει να έχετε αρκετό χώρο για συμπεριλάβετε και τα επείγοντα περιστατικά και να μετακινήσετε τις εργασίες σας ως χρειάζεται. Αυτό δεν είναι άλλωστε το πλεονέκτημα του ελεύθερου επαγγελματία; Το ότι μπορεί να ρυθμίσει το χρόνο του κατά πώς τον βολεύει! Κάντε λοιπόν το χρόνο να δουλέψει για εσάς, και όχι το αντίθετο. Μπορείτε πάντα να αναβάλλετε ορισμένες εργασίες για αύριο και θα δείτε πως το πρόγραμμά σας θα αλλάζει συνεχώς και θα διαμορφώνεται μέσα στη βδομάδα, με τρόπο που να βολεύει πάντα εσάς. Όπως λέει ο πατέρας μου, «Θα πρέπει να είσαι σε θέση να κάνεις τη διάκριση μεταξύ του τι είναι επείγον και τι είναι ωφέλιμο, όχι μόνο για τον πελάτη, αλλά και για ‘σένα». Κάτι ωφέλιμο για τον πελάτη μπορεί να μην είναι επείγον, κατά συνέπεια, μπορείτε να το αφήσετε για αργότερα. Αντίστοιχα, κάτι επείγον για τον πελάτη μπορεί να μην είναι ωφέλιμο για εσάς (γραφειοκρατία και διαδικαστικά, κακοπληρωμένο έργο), οπότε μάλλον θα πρέπει να το προγραμματίσετε για αργότερα και να ασχοληθείτε πρώτα με κάτι πιο ενδιαφέρον – ή κάτι που θα σας αποφέρει περισσότερα κέρδη. Η σοφία αυτή προέρχεται από έναν άνθρωπο που ήταν υπεύθυνος για το χρονοδιάγραμμα και τον καθημερινό προγραμματισμό των εργασιών σχεδόν 400 υφισταμένων, οπότε τείνω να πιστεύω ότι έχει δίκιο.

Τέλος, πάντα να θυμάστε να προγραμματίζετε μικρά διαλείμματα καθ’ όλη την ημέρα σας. Μην ανησυχείτε, δε θα χαθεί ο κόσμος αν πάτε για έναν δεκάλεπτο περίπατο (ή για ένα γρήγορο μανικιούρ, lol)! Απλά βεβαιωθείτε ότι έχετε υπολογίσει το χρόνο για αυτό, έτσι ώστε όταν σχεδιάζετε τη μέρα σας να μη βγείτε εκτός προϋπολογισμού.

Η Μαίρη Κυριακοπούλου σπούδασε μετάφραση στο Ιόνιο Πανεπιστήμιο και είναι κάτοχος δύο μεταπτυχιακών τίτλων από το Πανεπιστήμιο Paul Valéry III του Montpellier. Μιλά αγγλικά, γαλλικά και ρωσικά. Καθότι η μάθηση δε σταματά ποτέ, το 2015 εκπαιδεύτηκε στη διερμηνεία συνοδείας και συνεδρίων στην ιδιωτική επαγγελματική σχολή glossologia.gr. Εργάζεται ως μεταφράστρια από το 2007 και τώρα κάνει τα πρώτα βήματα στο χώρο της διερμηνείας.
Στον ελεύθερό της χρόνο διαβάζει ακατάπαυστα ό,τι πέσει στα χέρια της, βλέπει μανιωδώς σειρές, κάνει πιλάτες και προσπαθεί ανεπιτυχώς να μάθει να μαγειρεύει.

Με χαρά διαβάζουμε τα σχόλιά σας!